A partir da versão 2.13, um novo recurso está disponível para facilitar o controle de convidados.

Para utilizar este recurso, basta acessar o cadastro do titular (que realizou o convite), e então clicar no botão “Mais… / Convidados”.
Feito isso você estará na janela onde poderá incluir/editar/excluir convidados do titular.

Na hora da inclusão, após preencher os dados e clicar em “Gravar”, o ClubEx irá perguntar se você deseja cobrar uma taxa de convidado. Como existem diferentes políticas internas sobre convites, você poderá optar por cobrar ou não uma taxa que será direcionada ao titular que realizou o convite.
No caso de cobrança, outra janela será aberta para que você possa preencher os dados referentes a taxa. Os dados que merecem uma explicação são:

• Conta Crédito: Selecione uma conta do seu plano de contas para onde será creditado o valor da taxa.
• Forma Cobrança: Seleciona uma das três opções:
  • Deixar aberto: Irá manter a cobrança em aberto para posteriormente incluí-la em uma remessa de débito ou então baixá-la manualmente.
  • Receber a vista: Em caso do pagamento ser feito em dinheiro, essa opção irá gerar a cobrança e quita-lá no mesmo momento.
  • Gerar boleto: Caso queira emitir um boleto e entregar para o titular realizar o pagamento.

Com este novo recurso, a tarefa de controlar os convidados da sua associação poderá ser realizada de forma simples e eficaz!
Caso você tenha alguma dúvida ou sugestão, entre em contato conosco.

A partir da versão 2.10.6, o ClubEx conta com diversas melhorias e novidades ligadas ao envio de e-mail.

Estes recursos visam facilitar a comunicação com os associados através de e-mail. Abaixo segue a lista do que é possível enviar por e-mail atualmente:

• Qualquer documento para um ou vários associados;
• Boleto bancário para um ou vários associados;
• Mala direta para comunicação (ex: informação de eventos);
• Carta de cobrança para um ou vários associados;

Como fazer

Envio de documentos:

Enviar documentos para seus associados é uma tarefa simples através do ClubEx. Para isso você tem duas opções disponíveis:

• Envio individual: Na tela de cadastro do associado é possível fazer o envio individual de qualquer documento. Clique no botão “Mais… / Documentos”, irá abrir o “Gerenciador de Documentos”. Basta escolher o documento desejado e clicar no botão “Enviar E-Mail”.
  
• Envio em massa: Acesse o menu “Consulta e Comunicação” e aplique os filtros desejados. Feito isso selecione os associados para o qual você deseja enviar e-mail. Depois de selecionado clique no botão “Mais… / Documentos”. Escolha o documento desejado e clique em “Enviar E-Mail”.

OBS: O documento selecionado será anexado automaticamente no e-mail no formato PDF.

Envio de mala direta:

Para enviar comunicados ou qualquer outro tipo de e-mail (ex: informativos, eventos, etc.), basta acessar o menu “Consulta e Comunicação”, selecionar os associados desejados e clicar no botão “Enviar E-Mail” (localizado na parte inferior esquerda da tela).

Envio de boleto bancário / carta de cobrança:

A forma mais comum de realizar a cobrança dos associados é fazendo a impressão do boleto ou da carta de cobrança. Caso você queira economizar e enviar estas cobranças por e-mail, o ClubEx dispõem dos seguintes recursos:

• Envio de boleto bancário: É possível enviar boletos no momento da geração ou depois de gerados.
  Para enviar no momento da geração, na janela “Emissão de Boletos para Cobrança”, selecione os boletos que deseja enviar por e-mail e depois clique no botão “Com selecionados… / Enviar por E-mail”. Existem dois layouts disponíveis: Padrão e Carnê. Clique no layout desejado para abrir a tela de edição do e-mail.
  Para enviar depois da geração ou reenviar boletos, acesse o menu “Boletos Emitidos” e realize o filtro desejado. Selecione os boletos que deseja enviar e clique no botão “Mais… / Enviar por E-mail”. Clique no layout desejado para abrir a tela de edição do e-mail.
  
  OBS: Os boletos serão anexados automaticamente no e-mail no formato PDF. Cada associado receberá apenas 1 (um) e-mail, ou seja, caso você tenha selecionado vários boletos para o mesmo associado, o ClubEx irá agrupar todos os boletos e anexar apenas um arquivo PDF com todos os boletos.
• Envio de carta de cobrança: Para fazer o envio da carta de cobrança, acesse o menu “Emissão de Cobranças”, realize o filtro desejado e selecione as cobranças que deseja incluir na carta. Clique no botão “Carta de Cobrança” e selecione o documento modelo desejado. Feito isso, clique no botão “Enviar E-mail” para abrir a tela de edição. A carta de cobrança será anexada automaticamente no e-mail no formato PDF.

Todos estes recursos foram desenvolvidos no intuito de facilitar e automatizar o processo de envio de e-mail através do ClubEx. Se a intenção do clube é diminuir o número de folhas impressas ou manter um contato por e-mail com os associados, estes recursos irão facilitar e muito o dia-a-dia!

Qualquer dúvida ou sugestão, entre em contato conosco!

A partir da versão 2.8.2, o ClubEx disponibiliza dois novos recursos:

• Impressão de Carnês para cobrança: Agora é possível fazer impressão de carnês de cobranças dos associados.
  Funcionamento: Na tela ‘Emissão de Cobranças’, selecione as cobranças que você deseja incluir no carnê. Feito isso basta clicar na seta do botão ‘Gerar Cobranças…’ e escolher a opção ‘Carnê’.
• Impressão de recibos para cobranças baixadas manualmente: É possível imprimir o(s) recibo(s) após a baixa manual de cobrança(s).
  Funcionamento: Após a baixa manual da(s) cobrança(a) o ClubEx irá perguntar se você deseja fazer a impressão do(s) recibo(s).

Caso você ainda não tenha atualizado sua versão do ClubEx, faça isso o quanto antes!

Em caso de dúvidas, por favor entre em contato conosco.

A partir da versão 2.5, o ClubEx disponibiliza de um recurso de autenticação com permissões personalizadas para cada usuário.

Para ativar este recurso, basta acessar o menu Ferramentas/Configurações e ativar a opção ‘Pedir autenticação do usuário ao iniciar o sistema’. Caso ainda não tenha feito, você poderá cadastrar os usuários no menu Cadastros/Usuários.

Por padrão o ClubEx já possui cadastrado um usuário administrador. Seu login é ‘admin’ e a senha é ‘admin’. É recomendado que você altere esta senha ou então crie outro usuário administrador e exclua o padrão.

Na tela de cadastro de usuário você poderá definir se o usuário é um administrador do sistema (possui acesso total), ou então definir as telas que usuário terá acesso bem como os privilégios específicos. Por exemplo, o usuário Pedro, poderá ter acesso somente na tela de ‘Cadastro de Associados’ e nessa tela ele poderá somente adicionar e editar. Ele não terá permissão de excluir nenhum associado, e caso tente o mesmo será avisado da restrição.

Se você tiver vários usuários que utilizam o ClubEx e precisa definir permissões de acesso diferenciadas, utilize este recurso poderoso que estamos disponibilizando!